Zašto svi počinju s WhatsAppom
WhatsApp je na svakom mobitelu, svatko ga zna koristiti, a grupa se otvori za minutu. Za mali tim s ustaljenim procesima to je često neko vrijeme dovoljno. Teško postaje kad stignu novi ljudi, novi klijenti i novi termini.
Gdje grupa nailazi na granice
- Važno se izgubi. Termin promijenjen jutros stoji između fotografija s godišnjeg i palčeva gore.
- Svatko vidi sve. Adrese, kodovi za ključeve i bilješke o klijentima stižu do svih, i do onih koji s time nemaju veze.
- Ništa nije zaključeno. Je li zadatak obavljen, u najboljem slučaju stoji kao „Gotovo“ negdje u razgovoru.
- Dokazi su razbacani. Fotografije su u galeriji pojedinih mobitela umjesto uz klijenta ili nalog.
- Nedostaju sati. Radno vrijeme ne može se uredno iščitati iz chata.
- Tko ode, odnese sve. Kad netko napusti tvrtku, poruke i fotografije ostaju na njegovom privatnom mobitelu.
Što aplikacija za tim radi drukčije
Aplikacija za tim slaže ono što se u chatu miješa:
- Dan na prvi pogled. Svaka osoba ujutro vidi svoje zadatke, s vremenom, adresom, navigacijom i pristupom. Po želji pregled stiže kao push obavijest.
- Popis zadataka za svaki nalog. Što treba napraviti, stoji uz nalog, a ne u glavi. Označavanjem stavki odmah nastaje potvrda o obavljenom poslu.
- Fotografije na pravom mjestu. Slike prije i poslije te prijave oštećenja vezane su izravno uz zadatak.
- Radno vrijeme jednim dodirom. Početak i kraj za svaki zadatak umjesto papirića u petak navečer.
- Svatko vidi samo svoje. Aplikacija svakoj osobi pokazuje samo zadatke na koje je raspoređena.
A ured u stvarnom vremenu vidi što je gotovo, bez raspitivanja. Kako taj pregled u uredu može izgledati, pokazuje članak Nadzorna ploča za male tvrtke.
Zaštita podataka: nije sporedna tema
Tko podatke o klijentima šalje preko privatnih aplikacija za poruke, trebao bi provjeriti odgovara li to njegovim obvezama zaštite podataka. Aplikacija za tim s prijavom, ulogama i poslužiteljem u Njemačkoj olakšava da se na ta pitanja čisto odgovori. Ovo je samo orijentacija i ne zamjenjuje pravni savjet.
Kod naših aplikacija baza podataka nalazi se na poslužiteljima u Frankfurtu. Tim se prijavljuje lozinkom i dvofaktorskim kodom, a jednom tjedno sve se sigurnosno kopira.
Treba li tim za to obuku?
Dobra aplikacija za tim ne treba obuku. Krupno pokazuje sljedeći korak, jednostavnim jezikom i s velikim površinama za dodir, i za ljude koji inače samo telefoniraju. Za početak je dovoljna kratka uputa u PDF-u.
App Store nije potreban: aplikacija radi u pregledniku i nakon toga stoji na početnom zaslonu kao svaka druga aplikacija, na iPhoneu i Androidu.
Kako uspješno prijeći
- Počnite s malim. Najprije zadaci i popisi, kasnije evidencija radnog vremena i portal za klijente.
- Odredite datum. Od tada termini vrijede samo u aplikaciji. WhatsApp grupa može ostati za kratke poruke.
- Pitajte tim. Tko s time radi svaki dan, najbolje zna koji podatak nedostaje na terenu.
Isprobajte sami
Što takva aplikacija za tim može – zadaci, popisi, fotografije i radno vrijeme – pokazuje stranica Aplikacija za tim; kako surađuje s uredom i portalom za klijente, stranica Aplikacije. Ako želite znati isplati li se vlastita aplikacija vašoj tvrtki, pročitajte Vlastita aplikacija za tvrtku ili dogovorite besplatni uvodni razgovor.