Računala, mreža, blagajna. Što vašoj tvrtki stvarno treba.

Kratki odgovor

Maloj tvrtki rijetko treba mnogo opreme, ali treba joj prava oprema. Problem obično nije uređaj koji nedostaje, nego ono što nitko nije dobro postavio: router s tvorničkom lozinkom, pristupni podaci koje zna samo jedna osoba, sigurnosna kopija koja nikad nije napravljena.

Dobra oprema u tvrtki znači uređaje koji odgovaraju poslu, mrežu koja pouzdano radi i nekoga tko zna kako je sve povezano. Sljedeće točke pomoći će vam da posložite stvari, bilo da krećete od nule ili sređujete ono što već imate.

Računala, laptopi i tableti

• Gotovo računalo ili sastavljeno po zadatku? Za ured i recepciju obično je dovoljan standardni uređaj. Ako trebate više snage, za nacrte, fotografije, video ili blagajnički sustav s puno uređaja, bolje je računalo konfigurirano i sastavljeno za taj posao. Snaga odgovara, a dijelovi se kasnije mogu zamijeniti.
• Službeni mobiteli za tim. Ako vaš tim na terenu koristi aplikaciju za tim, ima kontakt s klijentima ili je dostupan preko WhatsApp Businessa, zaseban službeni mobitel odvaja posao od privatnog. Postavljen s aplikacijom, pristupima i daljinskim zaključavanjem za slučaj gubitka.
• Laptop ili stolno računalo? Tko se kreće između ureda, gradilišta i klijenata, treba laptop. Na recepciji ili za knjigovodstvo dovoljno je stolno računalo s velikim zaslonom.
• Tableti za termine i tim. Na recepciji tablet prikazuje kalendar termina, a u radionici ili vozilu poslove iz aplikacije za tim. Futrola, držač i stalno mjesto za punjenje često znače više od skupog modela.
• Pazite na ažuriranja. Prije kupnje pitajte koliko dugo proizvođač isporučuje sigurnosna ažuriranja. Jeftin uređaj bez ažuriranja brzo postaje rizik.
• Red od prvog dana. Zaseban korisnički račun za svaku osobu, šifrirani diskovi za slučaj da se laptop izgubi i upravitelj lozinki umjesto papirića zalijepljenih na zaslon.

Pisači i skeneri

Za mnoge male urede dovoljan je višenamjenski uređaj koji ispisuje, skenira i kopira.

• Laserski ili tintni? Za ispis mnogo teksta, poput ponuda, računa i otpremnica, laserski pisač obično je bolji izbor, a za povremeni ispis u boji dovoljan je tintni. Prije kupnje ne gledajte samo cijenu uređaja, nego i koliko koštaju toner ili tinta.
• U mreži, a ne na jednom računalu. Pisač spojen na mrežu ispisuje sa svakog računala, tableta i mobitela, i kad je računalo u uredu isključeno.
• Skeniranje na pravo mjesto. Računi, otpremnice i ugovori pritiskom na gumb stižu izravno u mapu ili na e-mail. To štedi hrpe papira i olakšava knjigovodstvo.
• Pisači za posebne zadatke. Uz blagajnu pisač računa, a u trgovini ili za slanje paketa pisač naljepnica.

Wi-Fi i mreža

Mreža je nevidljivi dio vaše opreme. Kad ne radi, istodobno stanu blagajna, POS uređaj, pisač i kalendar termina.

• Router. Promijenite tvorničku lozinku, uključite automatska ažuriranja i koristite suvremenu enkripciju (WPA2, a još bolje WPA3).
• Wi-Fi za goste odvojen od poslovne mreže. Gosti, kupci i pacijenti imaju internet, ali ne mogu pristupiti vašim računalima, pisačima ni blagajni. Mnogi routeri za to imaju posebnu funkciju.
• Signal posvuda. Router u spremištu rijetko dopire do terase ili skladišta. Više pristupnih točaka, primjerice kao mesh sustav, ravnomjerno raspoređuje signal.
• Važne uređaje spojite kabelom. Blagajna, POS uređaj i stolna računala stabilnije rade preko mrežnog kabela nego bežično.
• Plan B. Ako padne internet, POS uređaj trebao bi i dalje raditi, primjerice preko mobilne mreže. Pitajte svog pružatelja usluge podržava li to vaš uređaj.

Sigurnosne kopije i pristupni podaci

Neka se sigurnosne kopije izrađuju automatski, a barem jednu kopiju čuvajte izvan poslovnog prostora ili u oblaku. Provjereno pravilo je 3-2-1: tri kopije na dva različita medija, od kojih je jedna izvan poslovnog prostora. Povremeno provjerite može li se kopija doista vratiti.

Pristupne podatke za router, Wi-Fi, korisničke račune i uređaje čuvajte na sigurnom mjestu kojem može pristupiti više od jedne osobe. Inače nastaje problem čim baš ta osoba ode na godišnji odmor.

Blagajna i POS uređaj

Kod blagajne najprije razjasnite što vam sve treba. Restoranu trebaju stolovi, otvorene narudžbe i ispis narudžbi za kuhinju, trgovini artikli i zalihe, a salonu usluge i termini. O tome ovisi odgovara li vam bolje blagajna na tabletu ili fiksni sustav.

• Povežite blagajnu i POS uređaj. Kad je POS uređaj spojen na blagajnu, iznos se prenosi sam i ne upisuje se dvaput. To štedi vrijeme i sprječava pogreške.
• Usporedite troškove. Pružatelji usluga kartičnog plaćanja obično naplaćuju naknadu po transakciji, a neki i najam uređaja. Izračunajte koliko to iznosi uz vaš promet.
• Podaci za knjigovodstvo. Blagajna bi trebala uredno izvoziti podatke o prometu kako ih nitko ne bi morao prepisivati.
• Kartice vjernosti na pultu. Kartice s pečatima i bonove na mobitelu iskorištavate putem aplikacije u pregledniku koja radi uz bilo koju blagajnu. Više o tome na stranici Wallet kartice.

Što za blagajne vrijedi u Njemačkoj

Ovaj odjeljak opisuje pravila u Njemačkoj. U Hrvatskoj i drugim zemljama vrijede vlastita pravila, primjerice o fiskalizaciji.

Tko u Njemačkoj koristi elektroničku blagajnu, mora poštovati nekoliko pravila:

• Tehnički sigurnosni modul. Elektroničke blagajne trebaju certificirani tehnički sigurnosni modul (TSE, technische Sicherheitseinrichtung). On bilježi svaku transakciju tako da se ne može neprimjetno promijeniti. Certificira ga njemački Savezni ured za informacijsku sigurnost (BSI).
• Obveza izdavanja računa. Za svaku prodaju mora se izdati račun, na papiru ili elektronički. Kupac ga ne mora uzeti.
• Prijava poreznoj upravi. Elektroničke blagajne moraju se prijaviti poreznoj upravi, i to putem portala ELSTER.

Pri kupnji pitajte jesu li pokriveni zahtjevi za TSE i izdavanje računa, a postavljanje dogovorite sa svojim poreznim savjetnikom. Ovo je samo orijentacija i ne zamjenjuje pravni savjet.

Što trebaju tipične tvrtke

• Obrt: laptop za ured, tableti ili mobiteli za aplikaciju za tim i višenamjenski uređaj za ponude i otpremnice.
• Ugostiteljstvo: blagajna s POS uređajem i pisačem računa, pouzdan Wi-Fi s odvojenom mrežom za goste i tablet za rezervacije.
• Ordinacija: računalo na recepciji, skener za dokumente, mreža u koju nitko iz čekaonice ne može ući i sigurnosne kopije koje se redovito provjeravaju. Zdravstveni podaci zaslužuju posebnu zaštitu.
• Trgovina: blagajna s POS uređajem, pisač računa ili naljepnica i tablet ili mobitel za online narudžbe i kartice vjernosti.

Znakovi da je vrijeme za promjenu

• Nitko točno ne zna pristupne podatke za router, Wi-Fi ili blagajnu.
• Gosti i blagajna dijele istu Wi-Fi mrežu.
• Posljednja sigurnosna kopija napravljena je davno ili je nikad nije ni bilo.
• Neki uređaj više ne dobiva ažuriranja.
• Wi-Fi ne dopire do svake prostorije u kojoj se radi.

Što mi radimo

Po želji se zajedno s našim partnerima brinemo i za opremu: računala, laptope i tablete, pisače i skenere, Wi-Fi i mrežu, blagajnu i POS uređaj. Konfiguriramo i sastavljamo računala za vaš posao, nabavljamo službene mobitele i ostale uređaje, sve postavljamo i povezujemo s vašom web-stranicom i aplikacijama, primjerice tablet na recepciji s online rezervacijom termina ili službene mobitele vašeg tima s aplikacijom za tim. Za vaš nastup i opremu imate jednu kontakt osobu.

Što vašoj tvrtki treba i koliko to košta, navodimo u ponudi nakon besplatnog uvodnog razgovora. Opremu možete kombinirati sa svakim našim paketom.