Die kurze Antwort
Ein kleiner Betrieb braucht selten viel Technik, aber die passende. Ärger macht meist nicht das fehlende Gerät, sondern das, was niemand richtig eingerichtet hat: ein Router mit Werkspasswort, Zugänge, die nur eine Person kennt, eine Sicherung, die es nie gab.
Gute Technik im Betrieb heißt: Geräte, die zur Arbeit passen, ein Netz, das stabil läuft, und jemand, der weiß, wie alles zusammenhängt. Die folgenden Punkte helfen beim Sortieren, ob Sie neu anfangen oder Bestehendes aufräumen.
Computer, Laptops und Tablets
- Laptop oder fester Rechner? Wer zwischen Büro, Baustelle und Kundschaft wechselt, braucht einen Laptop. Am Empfang oder für die Buchhaltung reicht ein fester Rechner mit großem Bildschirm.
- Fertig kaufen oder zusammenstellen lassen? Für Büro und Empfang reicht meist ein Gerät von der Stange. Wer mehr Leistung braucht, etwa für Pläne, Fotos, Video oder Kassensysteme mit vielen Geräten, fährt mit einem Rechner besser, der nach Aufgabe zusammengestellt und gebaut wird. Dann stimmt die Leistung, und Teile lassen sich später tauschen.
- Firmenhandys für das Team. Wer im Außendienst die Team-App nutzt, Kundenkontakte hat oder per WhatsApp Business erreichbar ist, trennt Beruf und Privat am besten mit einem eigenen Firmenhandy. Eingerichtet mit der App, den Zugängen und einer Sperre aus der Ferne, falls es verloren geht.
- Tablets für Termine und Team. Am Empfang zeigt ein Tablet den Terminkalender, in Werkstatt oder Fahrzeug die Aufträge aus der Team-App. Hülle, Halterung und ein fester Ladeplatz bringen dabei oft mehr als ein teures Modell.
- Updates im Blick. Fragen Sie vor dem Kauf, wie lange der Hersteller Sicherheitsupdates liefert. Ein günstiges Gerät ohne Updates wird schnell zum Risiko.
- Ordnung von Anfang an. Ein eigenes Benutzerkonto für jede Person, verschlüsselte Festplatten für den Fall, dass ein Laptop verloren geht, und ein Passwort-Manager statt Zetteln am Bildschirm.
Drucker und Scanner
Für viele kleine Büros reicht ein Multifunktionsgerät, das druckt, scannt und kopiert.
- Laser oder Tinte? Für viel Text wie Angebote, Rechnungen und Lieferscheine ist ein Laserdrucker meist die bessere Wahl, für gelegentliche Farbdrucke reicht Tinte. Schauen Sie vor dem Kauf auf die Folgekosten für Toner oder Tinte, nicht nur auf den Gerätepreis.
- Ins Netzwerk statt an einen Rechner. Ein Drucker im Netzwerk druckt von jedem Rechner, Tablet und Handy aus, auch wenn der Büro-PC aus ist.
- Scannen an den richtigen Ort. Belege, Lieferscheine und Verträge landen per Knopfdruck in einem Ordner oder Postfach. Das spart Stapel und hilft bei der Buchhaltung.
- Drucker für besondere Aufgaben. An der Kasse ein Bondrucker, im Laden oder für den Versand ein Etikettendrucker.
WLAN und Netzwerk
Das Netz ist der unsichtbare Teil Ihrer Technik. Läuft es nicht, stehen Kasse, Kartenterminal, Drucker und Terminkalender gleichzeitig still.
- Der Router. Ändern Sie das Passwort ab Werk, schalten Sie automatische Updates ein und nutzen Sie eine aktuelle Verschlüsselung (WPA2, besser WPA3).
- Gäste-WLAN getrennt vom Betriebsnetz. Gäste, Kundschaft und Patienten kommen ins Internet, aber nicht an Ihre Rechner, Drucker oder die Kasse. Viele Router haben dafür eine eigene Funktion.
- Empfang überall. Ein Router im Abstellraum erreicht selten die Terrasse oder das Lager. Mehrere Zugangspunkte, etwa als Mesh-System, verteilen das Netz gleichmäßig.
- Wichtiges per Kabel. Kasse, Kartenterminal und feste Rechner laufen am Netzwerkkabel stabiler als per Funk.
- Ein Plan B. Fällt das Internet aus, sollte das Kartenterminal weiter funktionieren, zum Beispiel über Mobilfunk. Fragen Sie beim Anbieter nach, ob Ihr Gerät das kann.
Sicherungen und Zugänge
Sichern Sie Ihre Daten automatisch und bewahren Sie mindestens eine Kopie außer Haus oder in der Cloud auf. Eine bewährte Faustregel ist 3-2-1: drei Kopien auf zwei verschiedenen Speichern, eine davon außer Haus. Prüfen Sie ab und zu, ob sich eine Sicherung auch zurückspielen lässt.
Halten Sie außerdem die Zugänge zu Router, WLAN, Konten und Geräten an einem sicheren Ort fest, auf den mehr als eine Person zugreifen kann. Sonst wird es schwierig, wenn genau diese Person im Urlaub ist.
Kasse und Kartenterminal
Bei der Kasse lohnt es sich, zuerst zu klären, was sie können muss. Die Gastronomie braucht Tische, offene Bestellungen und Bons für die Küche, ein Laden Artikel und Bestand, ein Salon Leistungen und Termine. Davon hängt ab, ob eine Kasse auf dem Tablet oder ein festes System besser passt.
- Kasse und Kartenterminal verbinden. Ist das Terminal an die Kasse angeschlossen, wird der Betrag übertragen und nicht doppelt eingetippt. Das spart Zeit und Tippfehler.
- Kosten vergleichen. Anbieter von Kartenterminals berechnen meist eine Gebühr pro Zahlung, manche zusätzlich eine Miete für das Gerät. Rechnen Sie nach, was bei Ihren Umsätzen anfällt.
- Daten für die Steuerberatung. Die Kasse sollte Umsätze sauber exportieren, damit in der Buchhaltung niemand abtippen muss.
- Kundenkarten an der Theke. Stempelkarten und Gutscheine im Handy lösen Sie mit einer Einlöse-App im Browser ein, die neben jeder Kasse läuft. Mehr dazu unter Wallet-Karten.
Was in Deutschland für Kassen gilt
Wer in Deutschland eine elektronische Kasse nutzt, muss einige Regeln beachten:
- Technische Sicherheitseinrichtung. Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Sie zeichnet jede Buchung so auf, dass sie sich nicht unbemerkt ändern lässt. Zertifiziert wird sie vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
- Belegausgabepflicht. Zu jedem Verkauf muss ein Beleg ausgegeben werden, auf Papier oder elektronisch. Mitnehmen muss ihn die Kundschaft nicht.
- Meldung ans Finanzamt. Elektronische Kassen müssen dem Finanzamt gemeldet werden, das geht über ELSTER.
Fragen Sie beim Kauf nach, ob TSE und Belegausgabe abgedeckt sind, und besprechen Sie die Einrichtung mit Ihrer Steuerberatung. Das ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Was typische Betriebe brauchen
- Handwerk: ein Laptop fürs Büro, Tablets oder Handys für die Team-App und ein Multifunktionsgerät für Angebote und Lieferscheine.
- Gastronomie: Kasse mit Kartenterminal und Bondrucker, ein stabiles WLAN mit eigenem Netz für Gäste und ein Tablet für Reservierungen.
- Praxis: ein Rechner am Empfang, ein Scanner für Unterlagen, ein Netz, in das niemand aus dem Wartezimmer kommt, und Sicherungen, die regelmäßig geprüft werden. Gesundheitsdaten verdienen besonderen Schutz.
- Laden: Kasse mit Kartenterminal, Bon- oder Etikettendrucker und ein Tablet oder Handy für Online-Bestellungen und Kundenkarten.
Woran Sie erkennen, dass es Zeit wird
- Niemand weiß genau, wie die Zugänge zu Router, WLAN oder Kasse lauten.
- Gäste und Kasse hängen im selben WLAN.
- Die letzte Sicherung ist lange her, oder es gab nie eine.
- Ein Gerät bekommt keine Updates mehr.
- Das WLAN reicht nicht in jeden Raum, in dem gearbeitet wird.
Was wir dafür tun
Auf Wunsch kümmern wir uns zusammen mit unseren Partnern auch um die Technik: Computer, Laptops und Tablets, Drucker und Scanner, WLAN und Netzwerk, Kasse und Kartenterminal. Wir stellen Rechner nach Ihrer Aufgabe zusammen und bauen sie, beschaffen Firmenhandys und die übrigen Geräte, richten alles ein und verbinden sie mit Ihrer Website und Ihren Apps, etwa das Tablet am Empfang mit der Online-Terminbuchung oder die Firmenhandys Ihres Teams mit der Team-App. Sie haben einen Ansprechpartner für Auftritt und Technik.
Was Ihr Betrieb braucht und was es kostet, steht im Angebot nach dem kostenlosen Erstgespräch. Die Technik lässt sich mit jedem unserer Pakete kombinieren.