Die kurze Antwort
Ein Kundenportal lohnt sich, wenn Ihre Kunden regelmäßig etwas von Ihnen wissen wollen: wann der nächste Termin ist, ob die Arbeit erledigt wurde, wo das Angebot oder der Bericht liegt. Jede dieser Fragen kostet heute einen Anruf oder eine E-Mail. Im Portal sehen Kunden die Antwort selbst, jederzeit und ohne zu warten.
Haben Sie dagegen vor allem Einmalkunden, die einen Auftrag erteilen und danach nicht wiederkommen, reichen eine gute Website und ein klares Kontaktformular.
Was in ein Kundenportal gehört
Ein gutes Portal ist schlicht. Es zeigt Ihren Kunden genau das, was sie von Ihnen brauchen, und nicht mehr.
- Termine. Der nächste Termin auf einen Blick, alle weiteren im Kalender. Auf Wunsch kommt am Vortag eine Erinnerung per E-Mail.
- Nachweise. Zu jedem erledigten Termin steht, wann begonnen wurde, wann die Arbeit fertig war und was gemacht wurde, auf Wunsch mit Fotos.
- Dokumente. Angebote, Berichte, Pläne oder Zertifikate liegen zum Herunterladen bereit, statt in alten E-Mails zu verschwinden.
- Nachrichten. Hinweise zum nächsten Termin, Terminwünsche oder Feedback gehen direkt an Ihr Büro und landen dort, wo sie bearbeitet werden.
Dazu kommt eine einfache Anmeldung. Bei unseren Portalen melden sich Kunden per Link aus einer E-Mail an, ganz ohne Passwort.
Drei Beispiele aus dem Alltag
Handwerk. Ein Kunde lässt sein Bad sanieren. Im Portal sieht er, wann welches Gewerk kommt, findet das Angebot und die Fotos vom Baufortschritt und gibt Schritte frei, ohne dass jemand zum Telefon greifen muss.
Reinigung. Hausverwaltungen und Praxen wollen wissen, ob und wann gereinigt wurde. Im Portal steht der Leistungsnachweis zu jedem Einsatz. Bei Rückfragen ist die Antwort schon da, und Sie belegen Ihre Arbeit schwarz auf weiß.
Beratung und Dienstleistung. Statt zehn E-Mails mit Anhängen gibt es einen Ort für Projektstand, Dateien und Freigaben. Neue Ansprechpartner beim Kunden finden sich sofort zurecht.
Was ein Portal Ihrem Betrieb bringt
- Weniger Unterbrechungen. Jede Frage, die das Portal beantwortet, ist ein Anruf weniger im Büro oder auf der Baustelle.
- Mehr Vertrauen. Kunden sehen, was passiert. Wer seine Arbeit offen dokumentiert, muss sie selten erklären.
- Ordnung. Dokumente und Absprachen liegen beim Kunden, nicht verstreut in Postfächern und Chats.
- Ein professioneller Auftritt. Das Portal trägt Ihr Logo und Ihre Farben, nicht den Namen eines Softwareherstellers.
Richtig stark wird ein Portal, wenn es mit dem Rest Ihres Betriebs verbunden ist. Hakt Ihr Team einen Einsatz in der Team-App ab, steht der Nachweis sofort im Portal. Wie das zusammenspielt, lesen Sie in Eigene App für den Betrieb und Team-App statt WhatsApp. Ausprobieren können Sie es in unserer Live-Demo.
Datenschutz: worauf es ankommt
Ein Kundenportal enthält Namen, Adressen, Termine und oft Fotos. Deshalb gehören ein paar Fragen von Anfang an dazu:
- Wo liegen die Daten? Bei unseren Apps liegt die Datenbank auf Servern in Frankfurt, also in der EU.
- Wer sieht was? Jeder Kunde sieht nur seine eigenen Termine und Dokumente, Ihr Team nur, was zu seiner Rolle gehört.
- Was passiert bei einem Fehler? Einmal pro Woche wird alles gesichert.
- Ist das Portal in Ihrer Datenschutzerklärung beschrieben? Wer ein Portal anbietet, sollte erklären, welche Daten wofür verarbeitet werden. Mehr dazu in Impressum und Datenschutz.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Klären Sie die Einzelheiten für Ihren Betrieb mit Ihrer Datenschutzberatung.
Das Portal als Erweiterung Ihrer Website
Ein Kundenportal muss nicht am ersten Tag fertig sein. Weil alles auf denselben Daten aufbaut, wächst es mit, statt neu angefangen zu werden.
Ein App Store ist dafür nicht nötig. Das Portal läuft im Browser und lässt sich auf dem Handy wie eine App auf den Startbildschirm legen.
Was kostet ein Kundenportal?
Das hängt davon ab, was Ihre Kunden sehen sollen und welche Programme angebunden werden. Die Einrichtung zahlen Sie einmalig, Betrieb, Updates und Datensicherung übernehmen wir auf Wunsch zu einem monatlichen Preis. Beides steht in Ihrem Angebot nach dem Erstgespräch. Mehr zum Kundenportal finden Sie auf der Leistungsseite.
So finden Sie heraus, ob es passt
Zählen Sie eine Woche lang mit: Wie oft fragen Kunden nach Terminen, Nachweisen oder Unterlagen? Wie viel Zeit kostet das? Mit dieser Zahl wird das kostenlose Erstgespräch konkret, und wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich ein Portal für Sie lohnt.